Let bij het gebruiken van deze functie erop dat de gegevens exact volgens het beschreven format worden ingevoerd. Dit zijn persoonsgegevens, waarmee je zorgvuldig dient om te gaan. Bij het importeren bekijkt het systeem of de leerlingen die je invoert al in de school zitten, in welke groep ze zaten en zitten en welke testresultaten ze hebben. Dit wordt allemaal automatisch gekoppeld.

Voorbereiding

Het importeren van basisgegevens gebeurt via een importbestand. Dit bestand kan worden geëxporteerd uit het leerlingvolgsysteem dat op de school voor de basisadministratie wordt gebruikt. Mocht je zelf geen toegang hebben tot deze functie, vraag dan de verantwoordelijke binnen je school hiernaar.

Ondersteunde formaten van importbestanden zijn:

Excel (.xls, .xlsx)
CSV (.csv)
Tekst (.txt)
Open Document (.ods)

Om leerlingen en groepen te importeren, zijn de volgende gegevens noodzakelijk:

Voornaam (verplicht)
Tussenvoegsel (niet verplicht)
Achternaam (verplicht)
Geboortedatum (verplicht - format: DD-MM-JJJJ: 25-12-2009)
Let op: Geboortedatum moet dit formaat hebben om juist te worden herkend.
Geslacht (verplicht - format: M/V, m/v, Man/Vrouw, man/vrouw)
Groep (verplicht)

Elke regel van het importbestand beschrijft één leerling met daarop de bovengenoemde gegevens.

Wil je de hele school importeren? Dat kan in één keer. Zet dan alle groepen in één tabblad. Plaats de groepsnamen in een kolom die bijvoorbeeld Groep heet.

Hieronder een voorbeeld van hoe het importbestand eruit ziet:

Starten met importeren

Heb je het importbestand gereed, dan kun je starten met importeren.

Klik in het hoofdmenu op Leerlingen en vervolgens op het rondje met de 3 puntjes, zodat het onderstaande menu verschijnt:
Klik vervolgens op Importeer leerlingen.
Kies vervolgens het schooljaar waarvoor je wilt importeren.
Upload het bestand dat je wilt importeren en klik op Volgende.
Vervolgens dien je de gegevens van het import bestand te koppelen aan de beschikbare velden in het systeem. Dit doe je door boven de kolom op Kies veld te klikken en het betreffende veld te selecteren. Wil je een kolom niet importeren, kies dan de optie Niet importeren. Navigeer zijdelings door alle kolommen en selecteer de bijbehorende categorie.
Ben je hiermee klaar? Klik dan op Volgende.
In deze stap geeft het systeem aan welke gegevens niet correct zijn. Deze worden automatisch bovenaan gezet. Je hebt de mogelijkheid om aanpassingen te doen.
1. Zie je een regel die je niet wilt importeren? Klik dan op het kruis aan het eind van de regel. De regel wordt dan verwijderd en niet geïmporteerd.
2. Zie je een veld dat onvolledig of onjuist is gevuld? Klik dan op het veld en pas het aan.
Is dat gelukt? Klik dan weer op Volgende.
Je ziet nu een samenvatting van de import die je wilt gaan doen met een weergave van de definitieve gegevens. Klik vervolgens op Importeren om de gegevens te importeren.

Nadat het importeren is afgerond zie je de leerlingen en groepen in jouw account staan.